Organizar um evento de sucesso é um grande desafio, pois é preciso definir a logística, cronograma, negociar com fornecedores e, ainda, agradar aos convidados. A única maneira de minimizar os problemas e otimizar os processos é através de planejamento e organização.

Em eventos de grande parte, essa tarefa é ainda maior. Pensando nisso, elaboramos um conteúdo contendo o passo a passo para a organização de seu evento, com todos os pontos que devem ser considerados, desde a definição de metas até o grande dia.

Acompanhe para tirar as suas dúvidas e descobrir como organizar um evento de sucesso!

Como organizar um evento de sucesso

O segredo para o sucesso de seu evento está na organização, pois você precisará trabalhar com um grande volume de informações, saber dialogar – tanto com a sua equipe quanto com os fornecedores -, e estar preparado para lidar com imprevistos.

Assim, o passo inicial será salvar todas as informações pertinentes ao evento, os contatos necessários para seu desenvolvimento (parceiros, fornecedores e equipe), além de:

1. Definir uma estratégia para a organização

Para organizar um evento de sucesso, planeje detalhadamente todas as etapas, eleja prioridades e delegar responsabilidades a sua equipe, reservando um tempo para acompanhar o desenvolvimento das atividades.

Você precisará ter uma visão clara dos objetivos e das pessoas que participarão do evento, respondendo a perguntas como:

• Quem são os indivíduos que participarão do evento e quais as suas principais necessidades? O que eles esperam desse tipo de cerimônia?
• Qual o valor esse evento gera a seus participantes e onde a minha empresa deseja chegar com a sua realização?
• Qual o seu diferencial e como surpreender aos participantes?
• Quais os melhores fornecedores para a ocasião?

A partir dessas perguntas, você conseguirá definir um plano estratégico para ter um evento de sucesso.

Você também poderá se beneficiar de:

2. Utilizar a tecnologia a seu favor

Atualmente existem diversas ferramentas e aplicativos que podem auxiliar na organização, otimização e divulgação de seu evento. Pesquise e descubra quais recursos podem ser utilizados para facilitar as etapas de desenvolvimento.

Há diversas possibilidades, como, por exemplo, um aplicativo exclusivo para o evento, que facilitará a obtenção de informações por parte dos participantes. É possível, também, usar as plataformas para a venda de ingressos e as redes sociais, que serão fundamentais para a divulgação do evento.

3. Os objetivos e Metas para ter um evento de sucesso

Para que as tarefas sejam desenvolvidas conforme o previsto para a data do evento, é fundamental ter uma visão clara de seus objetivos e metas.

Por isso, antecipe-se na definição de metas, datas e certifique-se de alinhar os prazos com a sua equipe e com os seus fornecedores.

4. Os parceiros (Fornecedores)

Somente um bom relacionamento com seus fornecedores permitirá que o evento aconteça de acordo com o planejado, com a entrega de produtos e serviços dentro do prazo e com a qualidade esperada para que seja um evento de sucesso.

Quando falamos sobre “bom relacionamento”, estamos tratando da necessidade de apresentar os seus objetivos, ser transparente quanto às expectativas e dúvidas, além de negociar os prazos, considerando um período de segurança para evitar imprevistos.

Por fim, é o planejamento e o bom uso do calendário que garantirão que todas as etapas necessárias sejam cumpridas a tempo do evento. Lembre-se de escolher e contratar bons fornecedores, divulgar o evento e certificar que todos estão alinhados com a sua proposta.

Vale ressaltar que os prazos devem, antes, considerar o porte e o número de convidados e que a chave para um evento de sucesso está na definição de objetivos e de um trabalho baseado em metas.