Dicas sobre o que fazer no pós evento

O sucesso de um evento não está atrelado somente à ocasião em si. É necessária bastante preparação antes do grande dia e, mesmo que possa parecer inusitado, deve haver cuidado e atenção também no pós evento, momento no qual são consolidados os objetivos do seu evento e que você já pode preparar seu público para uma próxima ocasião.

Separamos, abaixo, algumas dicas que vão garantir um pós evento tão memorável quanto o evento em si, e, além disso, vão te dar a tranquilidade de que o seu evento não trará futuros problemas, confira:

1. Participe da vistoria pós evento

Muitas cláusulas contratuais referem-se ao seu pós evento e, por isso mesmo, é importante que você acompanhe toda a fase de finalização do evento, o que inclui a desmontagem de todas as estruturas, devolução de todos os itens locados, limpeza do espaço e vistoria de todos os itens listados em contrato.

Isso também é importante porque esse é o momento de verificar se houve qualquer dano no local ou nos utensílios que foram utilizados, já que, geralmente, são cobradas taxas em casos de avarias, quebras e perdas.

Fique, portanto, atento, já levando consigo uma lista de todos os detalhes a serem conferidos e, eventualmente, cobrados, para que no futuro não seja surpreendido por cobranças indevidas.

2. Acerte tudo com os seus fornecedores

Os fornecedores são essenciais para a estrutura da festa e, caso queira futuras parcerias, é essencial manter um bom relacionamento.

Para isso, caso ainda existam valores a serem quitados mesmo com o fim do evento, utilize-se do pós evento para acertar todas as quantias em aberto, de preferência no dia seguinte ou, no máximo, dentro de uma semana.

Além de evitar o pagamento de multas, essa atitude vai fortalecer boas relações de trabalho.

3. Organize uma reunião geral

Todo evento é uma oportunidade para aprender e ser cada vez melhor.

Por isso mesmo, convoque todos os envolvidos para uma reunião com o intuito de discutirem quais foram os pontos positivos e negativos do evento, o que pode ser melhorado, se os objetivos foram alcançados, enfim, tudo relacionado ao evento que se deu.

Após, reduza à ata os principais pontos discutidos, valores gastos, lucro, quer dizer, todos os dados importantes, para futuras consultas ou, até mesmo, prestação de contas.

4. Peça a opinião dos convidados no pós evento

É importante saber qual a impressão do público sobre o evento.

Portanto, planeje-se para coletar as opiniões e sugestões de seus convidados, o que pode ser feito por formulários durante o próprio evento ou, então, pelo envio de e-mail aos participantes no pós evento.

Dessa forma, você terá um feedback e poderá analisar quais os maiores acertos. Assim como as fragilidades mais recorrentes, tudo tendo em vista futuras organizações de evento. Esse canal de comunicação também pode ser utilizado para eventual pedido de desculpas, caso tenha ocorrido algum contratempo.

Atenção ao planejamento e execução de tarefas para o sucesso de um evento, o que inclui o pós evento, são imprescindíveis. Esteja sempre atento.

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